Partager son agenda avec son conjoint ou un proche paraît simple : on coche une case, on donne l'accès, et chacun voit quand on travaille. Le problème surgit quand le calendrier principal contient les réservations. Une course VTC y figure avec le nom du client, l'adresse de prise en charge, parfois le téléphone et la destination. Ce que vous vouliez montrer — vos disponibilités — devient une exposition de données qui ne regardent pas votre proche.
La distinction utile tient en une phrase : on partage des créneaux, pas des dossiers. Un bloc « occupé » de 7 h à 11 h ne révèle rien ; une ligne « M. Dupont, 14 rue des Lilas, aéroport » en révèle trop. Cet article décrit comment séparer les deux sans maintenir deux agendas à la main.
Ce qui relève de la protection des données, pas du choix personnel
Les informations liées à un client identifié ou identifiable — nom, adresse, trajet, coordonnées — sont des données personnelles. Leur traitement est encadré par les règles rappelées par la CNIL. Les communiquer à un tiers de l'entourage, même de bonne foi, n'est pas un simple arrangement familial : c'est une divulgation qui dépasse la finalité de la prestation. Ce n'est pas une option d'organisation, c'est une limite à respecter.
Le partage d'un calendrier de travail ne pose pas de problème dès lors que ce calendrier ne contient que des statuts : libre, occupé, personnel. La donnée « 6 h 30 – 9 h : course » devient « 6 h – 9 h 30 : indisponible » en incluant l'approche. Le nom et l'adresse n'ont pas leur place dans ce support partagé.
Construire un calendrier de disponibilités distinct
Créez un second calendrier — ou un second compte de l'application — réservé au partage. N'y déposez que des plages : indisponible, réservé, personnel, disponible. Renseignez-le à partir de l'agenda principal en traduisant chaque course en bloc horaire, en élargissant pour l'approche et le retour.
- Granularité : choisissez le créneau qui suffit à l'usage du proche (demi-heure ou heure).
- Périmètre : incluez l'approche et le temps de remise en état, pas seulement le trajet payé.
- Mise à jour : décidez quand vous synchronisez — chaque soir, chaque matin, ou à l'acceptation d'une course longue.
Ce que vous pouvez partager, et ce que vous excluez
Vous pouvez montrer : vos créneaux libres pour organiser un repas ou garder les enfants, vos plages « indisponible » pour les jours de forte activité, et un bloc « personnel » sans détail. Vous excluez : l'identité du client, les adresses, les numéros de téléphone, les notes internes et les montants. Si un proche demande pourquoi tel soir est chargé, la réponse reste « réservations en cours », pas le nom des clients.
La question du canal de partage
Un agenda partagé en lecture seule suffit. N'accordez pas un droit de modification à un proche qui ne participe pas aux réservations : un déplacement accidentel d'un bloc créerait un conflit avec le vrai planning. Vérifiez aussi que les notifications de ce calendrier ne polluent pas le téléphone du proche ; l'objectif est qu'il consulte, pas qu'il soit alerté.
Le cas où le proche aide à gérer les réservations
Si le proche participe réellement à l'activité — répond aux demandes, note les rendez-vous — le partage change de nature : il n'est plus destiné à « voir les indisponibilités », mais à travailler sur le planning. Dans ce cas, accordez un accès limité à ce qui est nécessaire à sa tâche, et décidez ensemble de la règle sur les données clients. L'accès se justifie par la mission, pas par la proximité familiale.
Mettre en place en moins d'une semaine
- Lister les personnes à qui vous voulez montrer vos disponibilités.
- Créer le calendrier de disponibilités, sans aucune donnée client.
- Définir la règle de traduction course en bloc, avec la marge d'approche.
- Partager en lecture seule et tester l'affichage côté proche.
- Noter le moment de synchronisation et s'y tenir une semaine.
À la fin de la première semaine, contrôlez une chose : le proche a-t-il consulté sans que vous ayez dû retirer une information ? Si un nom ou une adresse apparaît encore, c'est que la règle de traduction n'est pas appliquée ; corrigez la source, pas l'accès.