Le livre des recettes d’un micro-entrepreneur VTC doit suivre ce qui est encaissé, dans l’ordre, avec une origine et une pièce. Ce n’est ni un tableau de marge ni une liste de courses réalisées. Une course facturée le 30 septembre mais payée le 2 octobre entre dans la période correspondant à la règle d’encaissement applicable au régime micro, à vérifier selon votre situation.
La distinction entre chiffre d’affaires, encaissement et revenu disponible est donc le préalable. Le livre note la recette ; il ne déduit pas carburant, commission ou provision pour entretien de cette ligne.
Installer le livre en moins d’une semaine
Jour 1, choisissez un support unique : tableur protégé, registre ou outil adapté. Jour 2, créez les colonnes date, origine, montant, mode de règlement et référence de pièce. Jour 3, saisissez une semaine test. Jour 4, rapprochez ces lignes de la banque et des plateformes. Jour 5, figez la règle de correction : aucune ligne enregistrée n’est effacée sans trace.
La fiche Entreprendre.Service-Public.fr sur les obligations comptables du micro-entrepreneur détaille le livre des recettes. L’article L. 123-28 du code de commerce prévoit la tenue chronologique du montant et de l’origine des recettes pour les personnes entrant dans son champ. Relisez les versions en vigueur et votre régime réel avant d’appliquer la méthode.
Saisir après la journée, pas après le trimestre
Chaque soir travaillé, reportez les encaissements visibles : paiements directs, espèces, carte et versements identifiés. Pour une plateforme, la qualification entre prix de course, commission et net versé dépend du contrat. Le suivi des commissions de plateforme permet de garder les niveaux séparés.
Un virement de plateforme regroupant plusieurs courses ne suffit pas à décider du niveau de détail du livre. La fiche officielle n’autorise une inscription globale en fin de journée que pour les ventes au détail et les services rendus à des particuliers dont le montant unitaire est inférieur à 76 €. En dehors de ce cas, conservez le détail permettant d’identifier l’origine, le montant, le mode de règlement et la pièce ; pour un versement groupé, rattachez le bordereau sans confondre le net viré avec le chiffre d’affaires encaissé.
Tenir une ligne exploitable
| Date encaissée | Origine | Montant | Mode | Pièce |
|---|---|---|---|---|
| 05/10 | Client direct | Montant reçu | Carte | Facture 2026-… |
| 06/10 | Plateforme | Versement rapproché | Virement | Bordereau semaine … |
L’origine doit permettre de retrouver la source sans exposer inutilement le passager. Une référence de facture ou de bordereau suffit souvent. La date est celle retenue par la règle applicable à l’encaissement, pas automatiquement celle de la course.
Corriger sans réécrire l’histoire
Une erreur de saisie est signalée par une ligne ou une trace de correction selon le support. Conservez la valeur initiale, la valeur corrigée, la date et la raison. Ne supprimez pas une ligne pour faire coïncider le total avec une estimation. L’écart peut venir d’un versement reporté, d’un remboursement ou d’une commission mal classée.
Le rapprochement bancaire hebdomadaire compare le livre aux flux, sans remplacer le livre. Les espèces non déposées demandent une preuve propre ; elles ne doivent pas disparaître parce qu’elles ne figurent pas sur le compte.
Fréquence, preuve et alerte
Fréquence : saisie après chaque journée d’activité, contrôle hebdomadaire et total trimestriel si votre déclaration suit ce rythme. Preuve : ligne chronologique complète et référence de pièce. Alerte : flux bancaire ou plateforme non inscrit après deux jours, ligne sans pièce, montant modifié sans trace ou confusion entre facturé et encaissé.
Le contrôle trimestriel additionne les lignes de la période et compare le total aux sources. Le numérateur est le montant expliqué ; le dénominateur est le total des encaissements repérés. Un taux incomplet bloque la préparation de la déclaration jusqu’à explication, mais ce seuil est une règle interne de prudence, pas un délai légal.
Garder le livre minimal
N’ajoutez pas des colonnes de marge, de carburant ou de temps si elles rendent la saisie fragile. Ces données appartiennent à d’autres outils de pilotage. Le livre des recettes réussit lorsqu’une ligne peut être reliée à une pièce, une origine et une période sans reconstruire trois mois de mémoire. Le système minimal est celui que vous tenez vraiment, avec des corrections visibles et un contrôle régulier.
Contrôler les décalages de période
À chaque fin de mois, isolez les courses réalisées avant la clôture mais payées après, ainsi que les paiements reçus pour une prestation future. Le tableau indique date de course, date de facture éventuelle, date d’encaissement et source bancaire. Il ne tranche pas seul la règle applicable ; il rend le décalage visible pour saisir la recette dans la période validée.
Exemple : une course du 30 septembre apparaît sur le relevé de plateforme, mais le virement arrive le 2 octobre. Ne copiez pas automatiquement la date de course dans le livre. Inscrivez l’écart dans la file de rapprochement, vérifiez la règle officielle et gardez le relevé qui explique le passage d’un mois à l’autre.
Préparer une reprise possible
Une fois par mois, exportez le livre dans un format lisible et ouvrez le fichier. Vérifiez les en-têtes, l’ordre des lignes et trois montants. Le responsable note la date, le nombre de lignes et le total. Si l’outil disparaît ou si un fichier est endommagé, cette copie contrôlée permet de reprendre le travail sans réinventer les encaissements.