Conserver tous les dossiers « au cas où » n’est pas une politique d’archivage. Supprimer un répertoire entier parce qu’il paraît ancien ne l’est pas davantage. Pour chaque famille de documents VTC, ajoutez une date de sortie prévisionnelle, la règle qui la justifie et la personne qui autorisera l’effacement. La première version du tableau peut être construite en moins d’une semaine.
Commencez par l’arborescence documentaire déjà utilisée. Le but n’est pas de déplacer toutes les archives. Il est de savoir pourquoi un dossier reste conservé, quand il sera revu et si une obligation légale, un litige ou une finalité opérationnelle impose encore sa présence.
Cartographier cinq familles en quatre jours
Jour 1, listez factures émises, achats, contrats, documents d’activité et du véhicule, puis données clients. Jour 2, associez chaque famille à sa finalité et à sa source. Jour 3, calculez une date de revue à partir de l’événement pertinent : clôture, fin du contrat ou dernier contact. Jour 4, isolez les dossiers en litige et faites valider les cas incertains.
La CNIL explique comment définir des durées de conservation des données personnelles. Pour les documents d’une entreprise hors régime micro, Entreprendre.Service-Public.fr récapitule les durées de conservation des documents d’entreprise. Pour un micro-entrepreneur, la fiche sur les obligations comptables du micro-entrepreneur précise notamment la conservation du livre des recettes et des pièces justificatives pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Les durées varient selon le document et le contexte : recopiez la référence et sa date de consultation, pas seulement un nombre d’années.
Distinguer date de revue et date d’effacement
| Famille | Point de départ à confirmer | Décision à la revue |
|---|---|---|
| Factures clients | Date ou clôture concernée | Maintien légal ou sortie |
| Contrat commercial | Fin de relation | Archiver, prolonger ou détruire |
| Coordonnées prospect | Dernier contact | Effacer ou justifier la conservation |
| Litige | Événement du dossier | Faire valider avant action |
La date de revue déclenche une vérification ; elle n’ordonne pas automatiquement la destruction. Un dossier peut contenir des éléments soumis à des règles différentes. Séparez alors les pièces comptables des notes commerciales plutôt que de leur appliquer une échéance unique.
Scénario : le dossier « Client Martin 2024 » contient une facture, une adresse de prise en charge et des préférences de trajet. La date de revue révèle que la facture doit rester selon sa règle propre, tandis que les préférences n’ont plus de finalité active. On extrait la pièce comptable vers son archive réglementaire et on traite les données restantes selon la politique validée.
Documenter la règle sans fabriquer de certitude
Chaque ligne doit mentionner la catégorie, la finalité, le point de départ, la durée ou le critère, la source, la dernière vérification et le responsable. Écrivez « à confirmer avec le comptable » lorsque la qualification hésite. Une cellule vide donne une fausse impression d’oubli ; une réserve explicite déclenche une action.
Le calendrier ne remplace pas la sauvegarde et son test de restauration. Tant qu’un document doit être conservé, vérifiez qu’il peut être relu. À l’inverse, une sauvegarde ne doit pas devenir un cimetière inaccessible aux règles de suppression : incluez les copies dans la cartographie.
Fréquence, preuve et alerte
Fréquence : revue trimestrielle du tableau, plus une revue à la fin d’un contrat ou d’un litige. Preuve : registre versionné indiquant source, calcul, décision, date et auteur. Alerte : règle sans source, dossier mêlant plusieurs finalités, échéance dépassée, copie oubliée ou demande d’un client portant sur les mêmes données.
Mesurez le nombre de familles revues sur le nombre total de familles prévues. Ce taux montre la couverture de la revue, pas la conformité de chaque décision. Ajoutez le nombre de lignes bloquées pour validation ; elles doivent apparaître dans le compte rendu, jamais être supprimées pour améliorer le taux.
Exécuter une sortie contrôlée
Avant une suppression, recherchez les doublons, archives exportées et pièces jointes. Vérifiez l’absence de gel lié à un contentieux ou à une demande en cours. Notez la catégorie supprimée, la date, la méthode et l’autorité de décision sans conserver le contenu supprimé lui-même. Si l’effacement technique n’est pas possible dans un outil, documentez la limitation et réduisez les accès.
La fiche client minimale réduit dès l’origine le volume à examiner. Le critère d’arrêt de la routine est prudent : aucune destruction si la règle, le point de départ ou l’existence d’un litige restent incertains. Placez la ligne en attente, assignez sa validation et poursuivez les autres familles.
Traiter les supports hors du dossier principal
Le tableau doit inclure le téléphone, la messagerie, les exports sur clé, les dossiers partagés et les anciennes sauvegardes. Pour chaque support, indiquez si la suppression est automatique, manuelle ou techniquement impossible à court terme. Une copie oubliée dans un téléchargement reste une copie, même si le dossier principal a été traité.
Programmez un test sur une famille sans litige : recherchez un nom dans tous les emplacements avant et après la sortie contrôlée. Si un résultat persiste, notez sa finalité et corrigez la cartographie. Ce test vérifie l’exécution technique, pas la justesse juridique de la durée.
Versionner la politique
Les règles et les services évoluent. Conservez la version précédente du tableau, la date de modification et le motif. Lorsqu’une source officielle change, identifiez les dossiers touchés au lieu d’appliquer silencieusement la nouvelle règle à tout l’historique. Le responsable fixe une date de relecture annuelle, même si aucun incident n’a été signalé.